Oświadczenie dotyczące ochrony danych w związku z rekrutacją

Administratorem danych osobowych zgodnie z niniejszym oświadczeniem o ochronie danych jest firma Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Niemcy

‏(dalej „Henkel”, „my” lub „nas”).

Jeśli mają Państwo pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną lub tradycyjną do inspektora ochrony danych, c/o Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, D 40191, Niemcy, e-mail: Datenschutz@henkel.com. 

Przetwarzamy dane osobowe kandydatów ubiegających się o stanowisko w grupie Henkel lub chcących dołączyć do naszej puli talentów. W przypadku ubiegania się o stanowisko i/lub tworzenia konta w naszej społeczności talentów, zbieramy następujące dane osobowe:

• Dane podstawowe ubiegającego się o pracę ‏(takie jak imię i nazwisko, wiek itp.);
• Dane kontaktowe ‏(adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu itp.);
• Dane aplikacyjne ‏(informacje o wykształceniu, historii zatrudnienia, CV itp.);
• Obszary zainteresowań ‏(informacje o stanowiskach, którymi kandydat jest lub mógłby być zainteresowany itp.).

Zbieramy te dane osobowe bezpośrednio od kandydatów ubiegających się o stanowisko w grupie Henkel, podczas procesu aplikacji i selekcji ‏(na przykład podczas zdalnych rozmów kwalifikacyjnych) lub w przypadku wyrażenia zainteresowania dołączeniem do naszej puli talentów do celów kontaktu w związku z rekrutacją w przyszłości ‏(na przykład poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru podczas procesu aplikacji). Pola danych oznaczone gwiazdką ‏(*) są wymagane do przeprowadzenia procesu aplikacji i selekcji, dodatkowe informacje mogą być pomocne w tym procesie w zależności od stanowiska, na które aplikuje kandydat.

Możemy również zbierać publicznie dostępne informacje zawodowe w portalu LinkedIn, do celów składania propozycji zatrudnienia.

3.1 Realizacja procesu aplikacji i selekcji  Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Stworzenie ogólnego profilu rekrutacyjnego, z którego będziemy korzystać na potrzeby wszystkich procesów rekrutacyjnych kandydata ‏(w dowolnym momencie można zmienić swój profil rekrutacyjny, logując się na swoje konto );
• Tworzenie spersonalizowanych alertów umożliwiających otrzymywanie informacji o nowych ofertach pracy publikowanych na stronie i odpowiadających kryteriom wyszukiwania. Aby przestać otrzymywać powiadomienia o ofertach pracy, należy skorzystać z odnośnika znajdującego się w każdej wiadomości e-mail lub zaktualizować preferencje w swoim profilu;
• Przeprowadzenie procesu aplikacji i selekcji, w tym ocena aplikacji kandydata i przeprowadzenie ‏(zdalnej) rozmowy kwalifikacyjnej; 
• Niezbędne procesy pomocnicze w procesie aplikacji i selekcji ‏(np. do obowiązkowych celów sprawozdawczych i sprawdzania wykazu osób objętych środkami ograniczającymi itp.); 

Przetwarzamy te dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu aplikacji i selekcji, zatrudnienia kandydata w przypadku pozytywnego wyniku tego procesu oraz włączenia kandydata do naszej puli talentów i świadczenia usług na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO.

Wszystkie podania i ich status będą widoczne dla naszych rekruterów i wybranych menedżerów ds. personalnych w celu zapewnienia przejrzystości w procesie selekcji.

Podanie będzie przechowywane przez 6 miesięcy w celu spełnienia legalnych wymagań dotyczących udokumentowania procesu aplikacji i selekcji, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Profil kandydata będzie przechowywany przez 12 miesięcy od daty ostatniej aktualizacji.

W przypadku ubiegania się o stanowisko w USA lub Portoryko podanie będzie przechowywane przez 36 miesięcy w celu spełnienia lokalnych wymagań dotyczących udokumentowania procesu aplikacji i selekcji, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

W przypadku ubiegania się o stanowisko w Indonezji podanie będzie przechowywane przez 60 miesięcy w celu spełnienia lokalnych wymagań dotyczących udokumentowania procesu aplikacji i selekcji, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

W przypadku ubiegania się o stanowisko w Singapurze podanie będzie przechowywane przez 24 miesięcy w celu spełnienia lokalnych wymagań dotyczących udokumentowania procesu aplikacji i selekcji, art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

3.2 Pula talentów

Przetwarzamy również dane osobowe kandydatów w ramach naszej puli talentów poprzez: 

• Utworzenie profilu kandydata w naszej puli talentów, który będzie wykorzystywany do celów procesów rekrutacyjnych w przyszłości i pozostania w kontakcie z kandydatem ‏(jeśli wyraził na to zgodę np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru podczas składania podania o pracę lub procesu aplikacji i selekcji). 
• Dostarczania informacji dotyczących grupy Henkel jako pracodawcy, możliwości zatrudnienia i nowych ofert pracy, jeśli kandydat wyraził zgodę na włączenie do naszej puli talentów ‏(patrz powyżej). 
• W przypadku zarejestrowania się w puli talentów i wyrażenia zgody na otrzymywanie takich informacji, będziemy przesyłać informacje dotyczące naszych działań w zakresie budowania marki pracodawcy za pośrednictwem poczty e-mail. 

Dane osobowe przetwarzamy w tych celach na podstawie zgody kandydata, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Kandydaci zostaną poproszeni o wyrażenie zgody bezpośrednio podczas procesu aplikacji i selekcji, za pośrednictwem poczty e-mail lub poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola podczas wypełniania formularza. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie za pomocą ustawień swojego konta, a także usunąć swoje konto w dowolnym momencie. Można również skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych podanych powyżej, aby poinformować nas o wycofaniu zgody. Przestaniemy wówczas przetwarzać dane osobowe do celów przesyłania takich informacji. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Profil w puli talentów będzie przechowany przez 24 miesiące od daty rejestracji lub ostatniej aktualizacji profilu. Można również usunąć swój profil w puli talentów wraz ze wszystkimi powiązanymi z nim danymi osobowymi, logując się do niego i korzystając z opcji usunięcia.

Jeśli znajdujesz się w Ameryce Północnej, Profil Puli Talentów będzie przechowywany przez 36 miesięcy od daty rejestracji lub ostatniej aktualizacji profilu. Można również usunąć swój profil w puli talentów wraz ze wszystkimi powiązanymi z nim danymi osobowymi, logując się do niego i korzystając z opcji usunięcia.

3.3 Zdalna rozmowa kwalifikacyjna

Będziemy również przetwarzać dane kandydata w ramach procesu rekrutacji na niektóre stanowiska podczas zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej. Należy zwrócić uwagę, że zdalna rozmowa kwalifikacyjna zawsze jest opcjonalnym krokiem w procesie rekrutacji. Odrzucenie regulaminu zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej nie powoduje wykluczenia kandydata z udziału w procesie rekrutacji i nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji.

W kwestiach związanych z pomocą techniczną dostęp do danych osobowych kandydata może uzyskać zespół pomocy technicznej firmy HireVue z siedzibą w USA.

Dane osobowe przetwarzamy w tych celach na podstawie zgody kandydata, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Powiązane dane są przesyłane do państw trzecich – w tym przypadku: do USA – na podstawie zgody kandydata oraz art. 49 ust. 1 pkt 1 lit. a) RODO. Kandydaci zostaną poproszeni o wyrażenie zgody na dostęp zespołu pomocy technicznej firmy HireVue do danych przed rozpoczęciem zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej / zbierania danych. Zgodę można wycofać, kontaktując się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych podanych powyżej, aby poinformować nas o wycofaniu zgody. Przestaniemy wówczas przetwarzać dane osobowe do celów przesyłania takich informacji. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Więcej informacji na temat dostępu zespołu pomocy technicznej firmy HireVue do danych kandydatów: 

• Tożsamość odbiorcy: 
  • Zespół pomocy technicznej firmy HireVue 
• Kraj, do którego dane mają być przekazywane w celu uzyskania pomocy technicznej:
  • Jordan, Utah – Stany Zjednoczone Ameryki 
• Dlaczego (ograniczone) przekazywanie danych jest konieczne?
  • Wymiana danych jest konieczna do świadczenia usług pomocy technicznej. Zespół pomocy technicznej będzie zaangażowany w przypadku problemów technicznych związanych z systemem HireVue; 
  • Zespół pomocy technicznej będzie okresowo musiał uzyskać dostęp do platformy HireVue w celu zbadania/przeglądu problemów technicznych związanych z platformą. 
• Rodzaj danych, do których uzyskiwany jest dostęp
  • Zespół pomocy technicznej firmy HireVue będzie miał dostęp tylko do danych bezpośrednio związanych z problemem technicznym; 
  • Zespół pomocy technicznej firmy HireVue nie ma dostępu do innych danych; 
  • Dane, do których można uzyskać dostęp to: dane kontaktowe, dane dotyczące historii zatrudnienia, dane dotyczące życia osobistego, dane wideo. 
• Ryzyko związane z przekazywaniem danych: 
  • Należy pamiętać, że państwo trzecie ‏(USA), do którego dane mogą być przekazywane, może nie mieć wdrożonych właściwych środków ochrony; 
  • Zgodnie z prawem europejskim USA nie zapewniają właściwego poziomu ochrony danych;
  • Należy również pamiętać, że w państwie trzecim (USA):
    • może nie istnieć organ nadzorczy, 
    • i/lub zasady przetwarzania danych, 
    • i/lub prawa osoby, której dane dotyczą, mogą nie być zabezpieczone. 

Potencjalne ryzyko związane z przekazywaniem danych dotyczyć nieuprawnionego dostępu, utraty danych lub niepożądanej modyfikacji danych

3.4 Sprawdzenie przeszłości

Wszyscy ubiegający się o pracę w Ameryce Północnej ‏(bez względu na narodowość) będą musieli przejść sprawdzenie przeszłości przed podpisaniem umowy zgodnie z przepisami północnoamerykańskimi.

Sprawdzenie przeszłości jest niezbędnym narzędziem do identyfikacji kandydatów, którzy stanowią uzasadnione zagrożenie dla organizacji ze względu na swoje wcześniejsze zachowania. Sprawdzenie przeszłości zwykle stanowi najlepszą ochronę przed roszczeniami z tytułu zaniedbań podczas zatrudniania i retencji pracowników. Pracodawcy mogą chronić swoją markę, reputację, klientów, pracowników i zabezpieczać się przed stratami finansowymi.

Głównym powodem sprawdzania przeszłości jest uniknięcie szkód lub różnego rodzaju odpowiedzialności prawnej wobec pracodawcy lub innych osób. Obejmuje to szkody odniesione przez:

• Innych pracowników wskutek molestowania seksualnego lub przemocy w miejscu pracy. 
• Wewnętrznych i zewnętrznych klientów organizacji wskutek np. napaści seksualnej na terenie firmy. 
• Pracodawcę wskutek strat finansowych lub problemów dotyczących wizerunku i reputacji. 
• Obrona przed roszczeniami dotyczącymi zaniedbań w zatrudnianiu jest ważnym powodem uważnego sprawdzania rejestrów karnych osób ubiegających się o pracę. Wielopoziomowe sprawdzenie rejestrów karnych w danej jurysdykcji może być mocnym dowodem na to, że pracodawca dochował należytej staranności podczas zatrudniania pracownika. 

Firma Henkel jako podmiot nadrzędny grupy Henkel prowadzącej działalność globalną będzie udostępniała dane osobowe kandydatów oddziałom firmy Henkel lub spółkom zależnym w krajach, których dotyczy podanie o pracę, w tym w krajach spoza UE lub EOG, które mogą nie zapewniać ochrony danych na równoważnym poziomie. Wszystkie te podmioty podlegają niniejszemu Oświadczeniu o ochronie danych oraz dalszym środkom w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych odpowiadającego poziomowi obowiązującemu w UE, takim jak zawarcie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c) RODO. Wszystkie biura Henkel i firmy zależne można znaleźć na naszej stronie internetowej. 

Podczas prowadzenia procesu aplikacji i selekcji oraz tworzenia puli talentów korzystamy również z zewnętrznych dostawców usług, którzy są ściśle związani naszymi zamówieniami i nie mogą przetwarzać danych osobowych kandydatów do własnych celów. Działają one jako podmioty przetwarzające dane zgodnie z art. 28 RODO.

W przypadku zaangażowania headhunterów lub agencji rekrutacyjnych, konkretne informacje związane z procesem rekrutacji zostaną udostępnione headhunterowi / agencji na potrzeby konkretnego procesu.

Strony docelowe społeczności talentów firmy Henkel i portale rejestracyjne wykorzystują pliki cookie, które są niezbędne, ponieważ umożliwiają poruszanie się po portalu i korzystanie z jego funkcji, takich jak dostęp do bezpiecznych obszarów, wielokrotnego składania podania bez ponownego wprowadzania danych lub korzystanie z połączeń z sieciami społecznościowymi w celu złożenia podania.

Niezbędne pliki cookie wykorzystywane w portalach

• Pliki cookie sesji ‏(ScustomPortal-{portalUrlPath}): wykorzystywane do niewylogowywania użytkownika w prywatnych obszarach portalu. 
• Pliki cookie języka ‏(portalLanguage-{portalId}): wykorzystywane do zapisywania języka wybranego przez użytkownika w portalu. 
• Pole tokena CSRF ‏(tokenField): Wykorzystywane do ochrony przed atakami CSRF ‏(tylko dla zalogowanych użytkowników). 
• Preferencje dotyczące zgody na pliki cookie ‏(userCookieConsent-{portalUrlPath}): wykorzystywane do przechowywania typów plików cookie dozwolonych/odrzuconych przez użytkowników w portalach z włączoną funkcją zarządzania plikami cookie, dzięki czemu nie trzeba zaznaczać zgód przy każdym wyświetleniu/odwiedzeniu strony. 

Jak długo przechowywane są pliki cookie?

• Pliki cookie sesji: do momentu zamknięcia przeglądarki. 
• Pliki cookie języka: do momentu zamknięcia przeglądarki. 
• Pole tokena CSRF: przez 1 godzinę. 
• Preferencje dotyczące zgody na pliki cookie: bezterminowo. 

Więcej informacji o plikach cookie i innych technologiach wykorzystywanych przez naszą witrynę oraz ich celach można znaleźć na naszej stronie w zakładkach „Pliki cookie” i „Ustawienia plików cookie”. W tym miejscu można również wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem przyszłym, wyłączając odpowiednie ustawienia plików cookie.

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa w zakresie danych osobowych:

• Prawo dostępu do danych osobowych i otrzymania kopii; 
• Prawo do sprostowania; 
• Prawo do usunięcia ‏(zwane również „prawem do bycia zapomnianym”); 
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 
• Prawo do przenoszenia danych; 
• Prawo do wycofania zgody; 
• Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. 

W określonych okolicznościach przysługuje również prawo sprzeciwu wobec wykorzystywania danych osobowych. Na przykład ‏(i) gdy kandydat ma podstawy związane z jego szczególną sytuacją, a my wykorzystujemy jego dane osobowe w naszym ‏(lub strony trzeciej) uzasadnionym interesie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO; oraz ‏(ii) gdy kandydat wyrazi sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

Można również w łatwy sposób uzyskać dostęp, prostować i usuwać swoje dane, a także wycofać zgodę, logując się do ogólnego profilu aplikacji lub profilu puli talentów. W dowolnym momencie można również usunąć swój ogólny profil rekrutacyjny i profil puli talentów.

Można również skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych podanych powyżej.