System informowania o naruszeniach i Compliance Hotline

Etyczne i zgodne z zasadami Compliance postępowanie jest priorytetem dla firmy Henkel, jej pracowników i interesariuszy. Obejmuje ono ścisłe przestrzeganie przepisów prawa dotyczących zgłaszania naruszeń na całym świecie. Bardzo ważne jest dla nas rozpoznawanie potencjalnych nieprawidłowości i podejmowanie wszelkich odpowiednich kroków w celu zapobiegania naruszeniom. Dlatego też pracownicy i interesariusze Henkla proszeni są o zgłaszanie potencjalnych nieprawidłowości. Henkel dokładnie przeanalizuje wszystkie zgłoszenia w ramach uczciwego postępowania, zapewniając poszanowanie praw osób zgłaszających oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, a także traktując wszystkie informacje z zachowaniem najwyższej poufności. Osoby zgłaszające w dobrej wierze potencjalne nieprawidłowości będą chronione, a jakiekolwiek działania odwetowe nie będą tolerowane.

Poniższe informacje podsumowują proces zgłaszania naruszeń w Henklu:

Co może być przedmiotem zgłoszenia

Kodeks Etyki Henkla, nasze Wartości, Leadership Commitments oraz inne wewnętrzne Standardy opisują wysoki poziom oczekiwań wobec naszego własnego zachowania i postępowania w biznesie, jak również wobec naszych interesariuszy. Wszelkie potencjalne naruszenia takiego etycznego modelu, w tym naruszenia obowiązującego prawa, mogą stanowić przedmiot zgłoszenia.

Sposoby przekazywania zgłoszeń – kanały komunikacji

Osoby zgłaszające naruszenie mają do dyspozycji różne kanały komunikacji.

  • Oczywiście, pracownicy mogą zwracać się do swoich przełożonych, działu kadr lub działu Compliance w celu zgłoszenia wątpliwości, uzyskania porady lub zgłoszenia potencjalnego niewłaściwego postępowania.
  • Dedykowany dział Compliance Grupy Henkel, upoważniony przez Zarząd Grupy Henkel do rozpatrywania wszystkich zgłoszeń składanych w spółkach Grupy, jest dostępny:
    • za pośrednictwem poczty elektronicznej (compliance.office@henkel.com),
    • za pomocą formularza elektronicznego oraz
    • otwarcie lub anonimowo za pośrednictwem Linii Zgodności Henkla (Henkel Compliance Hotline) (kontakt i kody dostępu telefonicznego i za pośrednictwem formularza internetowego znajdują się poniżej).
  • Osoby zgłaszające naruszenie w spółkach Grupy Henkel w Unii Europejskiej, które nie chcą włączać w postępowanie wyjaśniające zespołu Compliance działającego w Henkel AG & Co KGaA, ani lokalnego Compliance Officer’a, mogą przekazać swoje zgłoszenie zewnętrznemu prawnikowi (tzw. „ombudsperson”), który jest niezależny od Grupy Henkel i zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej.
  • Ponadto, Henkel w pełni uznaje, że w niektórych systemach prawnych zgłoszenie może nastąpić bezpośrednio do organu publicznego.

Dostęp do zgłoszeń o naruszeniach i ich rozpatrywanie

Henkel będzie traktował każde zgłoszenie z najwyższą starannością, szybkością i poufnością, w pełni przestrzegając obowiązujących przepisów o ochronie prywatności. Oznacza to ścisłe przestrzeganie zasady „need-to-know”, a zatem wyłącznie dział Compliance Grupy Henkel (na poziomie lokalnym i globalnym) oraz, w zależności od sytuacji, inne działy niezbędne do przeprowadzenia dochodzenia, a także zewnętrzni profesjonalni śledczy/audytorzy będą mieli dostęp do zgłoszenia, będą prowadzić dochodzenie i podejmować działania następcze.

Postępowanie będzie odpowiednio rejestrowane i dokumentowane. Dochodzenia są prowadzone zgodnie z zasadą uczciwości proceduralnej, obiektywizmu, a następnie wydawane są bezstronne decyzje, przy czym wszystkie osoby, których dotyczy postępowanie, uważa się za niewinne, dopóki nie zostanie udowodnione naruszenie.

Henkel stanowczo reaguje na stwierdzone naruszenia, co może obejmować m.in. podjęcie odpowiednich środków dyscyplinarnych wobec osób, które je popełniły. W razie potrzeby Henkel może zaangażować władze publiczne i prokuraturę. W oparciu o zbadane fakty, decyzja dotycząca sprawy i odpowiednich środków jest zazwyczaj podejmowana przez dział Compliance Grupy Henkel (na poziomie lokalnym i globalnym), w porozumieniu z właściwymi kierownikami jednostek biznesowych i działem HR.

Odpowiedź na zgłoszenie i ochrona osób zgłaszających naruszenia

Osoby zgłaszające naruszenia otrzymują odpowiedź tak szybko, jak to tylko możliwe. Zgodnie z ogólnymi wytycznymi, w ciągu siedmiu dni należy potwierdzić otrzymanie zgłoszenia, a w ciągu trzech miesięcy przedstawić wnioski lub aktualne informacje na temat sprawy. Zgodnie z obowiązującym prawem, odpowiedź musi uwzględniać prawo do poufności i prywatności wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie.

W naszej organizacji nie ma tolerancji dla jakichkolwiek działań odwetowych i będziemy chronić każdego, kto w dobrej wierze zabierze głos, nawet jeśli obawy okażą się bezpodstawne.

Ochrona Danych Osobowych

W przypadku zgłoszeń do działu Compliance Grupy Henkel – patrz Klauzula Informacyjna Henkel AG & Co. KGaA. W przypadku zgłoszeń kierowanych do niezależnego prawnika („Ombudsperson”) należy zapoznać się z opublikowaną przez niego Klauzulą Informacyjną. 

Kontakt
Frank Liebich
CVP Compliance/Associate General Counsel
Infolinia („Corporate Compliance Hotline”) – kraj, kod dostępu, numer telefonu, adres URL, język